PENATAAN ARSIP HASIL PEMILIHAN BUPATI DAN WAKIL BUPATI BLORA TAHUN 2015

 

 

Salah satu program kerja yang dilaksanakan oleh Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Blora adalah kegiatan pengarsipan Hasil Pemilihan Bupati dan Wakil Bupati Blora Tahun 2015, kegiatan tersebut dilaksanakan pada tanggal 4 April 2016 sampai dengan selesai.  Hal ini disampaikan oleh Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Blora Suharto, SE, M.si  dalam arahan perlunya penataan arsip yang baik sebagaimana yang di amanatkan dalam UU No 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, Pasal 1 Poin 2 mendefinisikan arti arsip, bahwa “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai  dengan  perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.” Karena menurut Sekretaris KPU Blora bahwa penataan arsip dinilai belum dikelola dengan baik dan sungguh-sungguh, masalah pengarsipan berbagai kegiatan dan dokumen di lingkungan KPU Blora akan dibenahi. Bahkan rencananya juga akan disimpan dalam bentuk digital.

Karena masalah kearsipan tidak bisa disepelekan begitu saja seperti yang terkesan selama ini. “Karena arsip adalah juga kepribadian bangsa, jika segala kegiatan atau surat menyurat tidak diarsipkan dengan baik maka pada waktu-waktu mendatang.

Untuk itu Sekretaris KPU Blora berharap kegiatan ini dapat meningkatkan pengetahuan bersama mengenai pola dan manfaat kearsipan bagi KPU Kabupaten Blora pada khususnya, dan masyarakat luas pada umumnya.

Lebih jauh ia mengatakan sebagai mahluk sosial setiap individu pasti menjadi bagian dari suatu organisasi, sehingga sejak lahir sampai dengan kematian, senantiasa berhubungan dengan kegiatan administrasi. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya arsip berupa surat-surat yang menyertainya.

”Arsip-arsip tersebut merupakan bukti yang menunjukkan keberadaan dan kompetensi seseorang, sehingga perlu disimpan, dipelihara dan dirawat dengan sebaik-baiknya. Kehilangan arsip membuat pemiliknya merasa resah, cemas, dan bingung, terlebih lagi apabila arsip tersebut berkaitan dengan hukum dan finansial,” katanya. 

Ditambahkanya bagi Instansi, pelaksanaan pembangunan membutuhkan indikator yang nyata dengan data statistik dan bukti administrasi yang lengkap dan memadai, sehingga setiap kegiatan dapat dievaluasi dan dipertanggung-jawabkan di mata hukum dan masyarakat. Peristiwa yang dialami suatu daerah berupa keberhasilan atau prestasi, kegagalan, tragedi maupun bencana yang melanda, perlu untuk diketahui oleh setiap elemen masyarakat dari satu generasi kepada generasi selanjutnya. Peristiwa dan kegiatan yang terekam merupakan bukti otentik sebagai sumber sejarah, sehingga dapat dijadikan sebagai sarana pembelajaran bagi generasi berikutnya.

 

Disadari  maupun tidak, dibutuhkan ataupun tidak oleh kita, saat ini kita tengah hidup dalam kubangan informasi. Waktu demi waktu, selalu ada informasi yang hadir di hadapan kita. Jika boleh mengatakan, boleh jadi hampir setiap keputusan yang akan kita ambil atau tindakan yang akan kita lakukan, berawal dan dilandasi oleh informasi dalam takaran sesuai dengan kebutuhan kita saat itu. Tidak berlebihan jika dikatakan, bahwa manusia adalah makhluk informasi. Di satu waktu ia membutuhkan informasi, dan di lain waktu ia yang menciptakan informasi.

 

Informasi yang diciptakan manusia maupun organisasi dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok besar, yaitu informasi yang terekam dan informasi yang tidak terekam. Untuk informasi yang terekam dapat menggunakan beragam media simpan seperti manual, grafis, elektronik dan audio visual. Informasi ini terekam di dalam arsip.

Yus 4 Mei 2016